EDI purchase-to-sales order import¶
Electronic data interchange (EDI) enables companies using different software systems to exchange information in a standardized, structured format.
In Odoo, a purchase order (PO) can be exported as an XML file and imported as a sales order (SO) into another Odoo database, removing the need for manual entry of products, quantities, prices, and other key information.
Nota
Exported XMLs follow the Order-X schema, a standard commonly used in European countries. When exchanging data between two Odoo databases, this schema remains compatible.
However, implementing custom developments for software that does not support the Order-X schema may introduce additional complexity.
Roles and configuration¶
To facilitate the EDI workflow, two companies are involved: the buyer (the company placing the order) and the seller (the company fulfilling the order). Each company has specific roles and configurations.
Base de datos del comprador¶
La base de datos del comprador es responsable de crear y confirmar las órdenes de compra. Los requisitos previos incluyen instalar la aplicación Compra y agregar a los proveedores (que los vendedores en este flujo de trabajo) como usuarios del portal.
Base de datos del vendedor¶
La base de datos del vendedor es responsable de recibir y procesar las órdenes de venta. El único requisito previo es instalar la aplicación Ventas.
Flujo¶
Proceso del comprador¶
Para comenzar, el comprador (en su base de datos) abre la aplicación para crear una solicitud de cotización.
Configure el proveedor como el usuario de portal que representa al vendedor y confirme la solicitud de cotización. Al hacerlo, esta se convierte en una orden de compra.
Example
Una orden de compra de la base de datos del comprador. El proveedor es la cuenta de usuario del portal del vendedor, Joel.
Proceso del vendedor¶
Once the PO is confirmed, it appears on the seller’s portal dashboard. The seller downloads the XML file and uploads it to their database.
Descargar archivo¶
Como vendedor, inicie sesión en la base de datos del comprador como usuario de portal. Una vez en el tablero, vaya hacia abajo y haga clic en el botón Nuestras órdenes. Esta acción abrirá una lista con las órdenes de compra que la base de datos del comprador le ha asignado al usuario del portal.
Seleccione la orden de compra deseada y luego haga clic en el botón Conéctese con su software.
In the pop-up window, copy the provided URL, and paste it into a new browser tab to download the XML file.
Example
La vista de la orden de compra desde el portal de Joel. La primera imagen muestra el botón Conéctese con su software y la segunda muestra una ventana emergente con el botón Copiar.
Example
Archivo XML para la orden PO00017
Subir archivo¶
Después, el vendedor inicia sesión en su propia base de datos de Odoo y abre la aplicación . Haga clic en Subir y seleccione el archivo XML que descargó. Como alternativa, los usuarios pueden arrastrar y soltar el archivo en el tablero de cotizaciones.
Doing so automatically generates a sales order with the customer populated as the buyer and all product lines, quantities, and prices pre-filled. This process ensures efficient and accurate data exchange between the two databases.
Uploaded SO in the seller’s database.¶
Ver también