Regole di approvazione¶
Le regole di approvazione vengono utilizzate per automatizzare i processi di approvazione delle azioni. Ti permettono di definire i criteri quando è richiesta un’approvazione prima che venga eseguita un’azione utilizzando un pulsante.
Configurazione¶
Per aggiungere regole di approvazione con Studio, segui questi passaggi:
apri studio e passa alla vista richiesta
scegli il pulsante a cui applicare la regola
fai clic su Aggiungi fase di approvazione nella scheda Proprietà
specifica quali utenti sono responsabili dell’approvazione dell’azione utilizzando uno dei seguenti campi o entrambi:
Approvatori per specificare uno o più utenti
Gruppo approvatore per specificare un gruppo utente.
Nota
Verrà creata un’attività per tutti gli utenti impostati come Approvatori quando ne viene richiesta l’approvazione.
(facoltativo) seleziona gli Utenti da notificare tramite nota interna quando l’azione viene approvata o rifiutata
(facoltativo) aggiungi una Descrizione da visualizzare sul pulsante.
Suggerimento
Puoi specificare le condizioni da rispettare per applicare una fase di approvazione facendo clic sull’icona (filtro) accanto al campo Approvatori.
Per aggiungere un’altra fase di approvazione, fai clic su Aggiungi fase di approvazione. In presenza di più fasi, puoi:
attivare un”Approvazione esclusiva su ogni fase in modo che l’utente che approva una fase non ne approverà un’altra dello stesso record
modificare l”Ordine di approvazione delle fasi selezionando un numero,
1per la prima fase,2per la seconda e così via. Un utente responsabile di una fase più elevata può approvare/rifiutare le fasi precedenti a meno che non venga selezionata l”Approvazione esclusiva
fare clic sull’icona (cestino) accanto al campo Approvatori per eliminare una fase di approvazione.
Suggerimento
Puoi creare gruppi utente specifici per le approvazioni.
Utilizzo¶
Una volta definita una regola di approvazione per un pulsante, l’icona avatar utente apparirà accanto all’etichetta del pulsante per ogni fase di approvazione. Facendo clic sull’icona scoprirai la fase(i).
Nota
Se un utente non autorizzato fa clic sul pulsante, verrà visualizzato un messaggio di errore e verrà creata un’attività per gli utenti specificati nel campo Approvatori.
Gli utenti autorizzati possono:
eseguire direttamente l’azione facendo clic sul pulsante se si tratta dell’ultima/sola fase di approvazione
approvare l’azione e permettere a un altro utente di eseguirla o spostarla alla prossima fase di approvazione facendo clic sull’icona avatar utente accanto all’etichetta del pulsante per poi fare clic su (approva)
rifiutare l’azione facendo clic sull’icona avatar utente accanto all’etichetta del pulsante e in seguito sul pulsante (rifiuta)
(solo per gli utenti selezionati nel campo Approvatori) delegare i diritti di approvazione a uno o più utenti per tutti i record:
facendo clic sull’icona (vista kanban) e in seguito Delega;
selezionando uno o più Approvatori, Fino a quando avranno i diritti di approvazione (per sempre se il campo è vuoto) e, in via facoltativa, l’utente o gli utenti che dovrebbero essere notificati tramite nota interna utilizzando il campo Notifica a.
Suggerimento
Un utente che approva/rifiuta un’azione può revocare la propria decisione facendo clic sull’icona avatar utente accanto all’etichetta del pulsante e in seguito sul pulsante (revoca). Inoltre, possono revocare la decisione di altri utenti per fasi con un Ordine di approvazione più basso a meno che non sia attivata l’opzione Approvazione esclusiva.
Le approvazioni vengono tracciate nel chatter dei record. Una voce di approvazione viene creata ogni volta che viene seguita un’azione legata all’approvazione con Studio. Per accedere alle voci di approvazione, attiva la modalità sviluppatore e vai su .